Χολαργός, 06/10/09
Α.Π.: 0930284/12.101
Προς:
Σωματείο Εργαζομένων στην ΚΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ Α.Ε.
Ενταύθα
ΘΕΜΑ: Επεξεργασία Προσωπικών Δεδομένων Εργαζομένων
Σχετικό: Το από 09/09/2009 (65/09) έγγραφό σας με το ίδιο θέμα
Κύριοι,
Σε απάντηση του ανωτέρω σχετικού και σύμφωνα με τα ερωτήματα, τα οποία θέσατε, σας γνωρίζουμε τα ακόλουθα:
1. Τηλεφωνικές συνδιαλέξεις
Στην Κ/Τ Α.Ε. δεν υπήρχαν ούτε υπάρχουν μηχανισμοί και διαδικασίες επεξεργασίας τηλεφωνικών κλήσεων των εργαζομένων. Ωστόσο, η εταιρία, εδώ και ένα έτος περίπου, διαθέτει σύγχρονο ψηφιακό τηλεφωνικό κέντρο και στο πλαίσιο των υποχρεώσεων του αναδόχου της υφιστάμενης σύμβασης, απομένει ως αντικείμενο προς παράδοση η εκπλήρωση εκ μέρους του της εργασίας παραμετροποίησης του τηλεφωνικού κέντρου. Η εν λόγω παραμετροποίηση θα δώσει την δυνατότητα, για λόγους βέλτιστης διαχείρισης του κόστους και μόνο, να καταγράφονται συγκεντρωτικά στοιχεία των κλήσεων. Ωστόσο, η εργασία αυτή δεν έχει ολοκληρωθεί και δεν έχει ακόμη ενταχθεί σε παραγωγική λειτουργία.
2. Ηλεκτρονική αλληλογραφία
Στην Κ/Τ Α.Ε. δεν υπήρχαν ούτε υπάρχουν μηχανισμοί και διαδικασίες επεξεργασίας ηλεκτρονικής αλληλογραφίας των εργαζομένων. Ωστόσο, τα λογισμικά που χρησιμοποιούνται για την παροχή της υπηρεσίας, διαθέτουν εγγενείς δυνατότητες καταγραφής μηνυμάτων, διαθέτοντας, αποκλειστικά, στοιχεία αποστολέων, παραληπτών, ημερομηνίες και θέμα, χωρίς όμως την καταγραφή του περιεχομένου του μηνύματος. Οι μόνοι και αποκλειστικοί χρήστες, που έχουν δυνατότητα πρόσβασης στα στοιχεία αυτά, είναι οι διαχειριστές συστημάτων της εταιρείας, από τους οποίους ενίοτε ζητούνται από άλλους χρήστες επιπλέον πληροφορίες για την επιτυχή ή όχι παράδοση μηνυμάτων τους σε εξωτερικούς αποδέκτες ή αντίθετα για την αιτία μη επιτυχούς παραλαβής μηνυμάτων που αναμένουν από εξωτερικούς χρήστες.
Τα αιτήματα αυτά, σχετίζονται και με το γεγονός ότι η ηλεκτρονική αλληλογραφία αποτελεί πλέον νομικά ισχυρό αναγνωρισμένο τρόπο επικοινωνίας με βάση δικαστηριακές αποφάσεις και επομένως η μη έγκαιρη παράδοση ενός μηνύματος μπορεί να σχετίζεται με συμβατικές υποχρεώσεις της εταιρίας. Σημειώνεται δε ότι, τα δεδομένα αυτά διαγράφονται αυτόματα μετά την παρέλευση συγκεκριμένου χρονικού διαστήματος.
3. Επίσκεψη σε ιστοσελίδες
Στην Κ/Τ Α.Ε. δεν υπήρχαν ούτε υπάρχουν μηχανισμοί και διαδικασίες επεξεργασίας των στοιχείων πρόσβασης των εργαζομένων σε διαδικτυακές ιστοσελίδες. Ωστόσο, τα λογισμικά που χρησιμοποιούνται τόσο για την ασφάλεια του εσωτερικού δικτύου της εταιρείας, όσο και για την βελτιστοποίηση της ταχύτητας πρόσβασης στο διαδίκτυο, διαθέτουν εγγενείς δυνατότητες καταγραφής των διευθύνσεων των ιστοσελίδων, που προσπελαύνονται από τους χρήστες της εταιρίας. Τα δεδομένα αυτά διαγράφονται αυτόματα από το λογισμικό μετά την παρέλευση συγκεκριμένου χρονικού διαστήματος. Επισημαίνεται, τέλος, ότι οι μόνοι και αποκλειστικοί χρήστες με δυνατότητα πρόσβασης στα στοιχεία αυτά, είναι οι διαχειριστές συστημάτων της εταιρίας.
4. Κάμερες Ασφαλείας
Αναφορικά με την εγκατάσταση συστημάτων παρακολούθησης κλειστού κυκλώματος, αποκλειστικά για την ασφάλεια των εγκαταστάσεων και του προσωπικού, οι τοποθετήσεις των καμερών έχουν, όπως παρακάτω περιγράφεται:
Κτίριο Μεσογείων 286
Είναι εγκατεστημένες τέσσερις (4) εξωτερικές κάμερες οι οποίες καλύπτουν τους εξής χώρους:
1 κάμερα είναι τοποθετημένη στην ΒΔ γωνία του κτιρίου και καλύπτει τον χώρο στάθμευσης επί της Λ. Μεσογείων, με «στόχευση» προς Ανατολάς. Σημειώνεται ότι, κυρίως η κάμερα αυτή, κατέγραψε τις συνθήκες κάτω από τις οποίες προξενήθηκε το πρόσφατο ατύχημα της εργαζόμενης Γ. Τσούτρα και το υλικό της θα την βοηθήσει στην διεκδίκηση της υλικής και ηθικής αποκατάστασής της.
Στην ίδια γωνία του κτιρίου είναι εγκατεστημένη και 2η κάμερα, η οποία καλύπτει την Είσοδο του Ισογείου του κτιρίου, με «στόχευση» προς Νότο.
Στην ΝΔ γωνία του ακαλύπτου χώρου (όπισθεν του κτιρίου) είναι εγκατεστημένες (2) κάμερες οι οποίες καλύπτουν τα μηχανήματα που υπάρχουν εκεί (Η/Ζ, Ψύκτες, Υ/Σ), η μία με «στόχευση» ΒΑ και η άλλη με «στόχευση» προς Βορρά.
Κτίριο Μεσογείων 288
Είναι εγκατεστημένες επτά (7) κάμερες, οι οποίες καλύπτουν τους εξής χώρους:
1 κάμερα είναι τοποθετημένη στην ΒΑ εξωτερική γωνία της εισόδου και καλύπτει το πεζοδρόμιο έμπροσθεν της κυρίας εισόδου του κτιρίου, με «στόχευση» προς Δυσμάς.
1 κάμερα είναι τοποθετημένη εσωτερικά, στην βάση της ράμπας, στο ύψος του Α’ Υπογείου και καλύπτει την περιοχή της ράμπας, με «στόχευση» προς την γκαραζόπορτα του κτιρίου.
1 κάμερα είναι εγκατεστημένη στο Α’ Υπόγειο και καλύπτει τμήμα αυτού (περιοχή χώρου στάθμευσης αυτοκινήτων Προέδρου, Δ/νοντος Συμβούλου)
1 κάμερα είναι εγκατεστημένη στο Β’ Υπόγειο και καλύπτει τμήμα αυτού (περιοχή από την βάση της ράμπας μέχρι την είσοδο του κλιμακοστασίου από την πλευρά του ανελκυστήρα)
1 κάμερα είναι τοποθετημένη στην απόληξη του κλιμακοστάσιο από τον 2ο όροφο προς την ταράτσα, από την πλευρά του ανελκυστήρα και καλύπτει το τελευταίο τμήμα αυτού, μέχρι την πόρτα εξόδου στην ταράτσα.
1 κάμερα είναι τοποθετημένη στην απόληξη του κλιμακοστάσιο από τον 2ο όροφο προς την ταράτσα, από την αντίθετη πλευρά του ανελκυστήρα, και καλύπτει το τελευταίο τμήμα αυτού, μέχρι την πόρτα εξόδου στην ταράτσα.
1 κάμερα είναι τοποθετημένη στον χώρο υποδοχής του κτιρίου και καλύπτει την αυτόματη πόρτα προς το αίθριο του κτιρίου.
Στα κτίρια των Κτηματολογικών Γραφείων και ΜΤΥΠ έχουν εγκατασταθεί και λειτουργούν οι παρακάτω κάμερες ασφαλείας:
Κ/Γ Χίου
Είναι εγκατεστημένες τέσσερις (4) κάμερες, οι οποίες καλύπτουν τους εξής χώρους:
1 κάμερα τοποθετημένη στον διάδρομο Ισογείου και καλύπτει την Είσοδο του κτιρίου
1 κάμερα καλύπτει τα Ταμεία
1 κάμερα καλύπτει τον χώρο Αρχείου
1 κάμερα τοποθετημένη στον διάδρομο 1ου ορόφου και καλύπτει την είσοδο του κλιμακοστασίου.
Κ/Γ Χανίων
Είναι εγκατεστημένες τέσσερις (4) κάμερες, οι οποίες καλύπτουν τους εξής χώρους:
1 κάμερα καλύπτει τα Ταμεία
1 κάμερα καλύπτει τον χώρο Αρχείου του Ισογείου
1 κάμερα καλύπτει τον χώρο Αρχείου του 1ου ορόφου, δεξιά του κλιμακοστασίου
1 κάμερα καλύπτει τον χώρο Αρχείου του 1ου ορόφου, αριστερά του κλιμακοστασίου
Κ/Γ Χαλανδρίου
Είναι εγκατεστημένες δύο (2) κάμερες, οι οποίες καλύπτουν τους εξής χώρους:
1 κάμερα καλύπτει την Είσοδο του κτιρίου
1 κάμερα καλύπτει τα Ταμεία
Κ/Γ Σαλαμίνας
Είναι εγκατεστημένες τέσσερις (4) κάμερες, οι οποίες καλύπτουν τους εξής χώρους:
1 κάμερα καλύπτει την Είσοδο του κτιρίου και τον χώρο αναμονής πολιτών
1 κάμερα καλύπτει τα Ταμεία
1 κάμερα καλύπτει τμήμα του χώρο Αρχείου
1 κάμερα καλύπτει το υπόλοιπο τμήμα του χώρου Αρχείου και τον διάδρομο προς Αρχείο
Κ/Γ Πειραιά
Είναι εγκατεστημένες πέντε (5) κάμερες, οι οποίες καλύπτουν τους εξής χώρους:
1 κάμερα καλύπτει τον χώρο υποδοχής στον 1ο όροφο
1 κάμερα καλύπτει τα Ταμεία στον 1ο όροφο
1 κάμερα καλύπτει τον χώρο Αρχείου στον 2ο όροφο, αριστερά του κλιμακοστασίου
2 κάμερες καλύπτουν τον χώρο Αρχείου στον 2ο όροφο, δεξιά του κλιμακοστασίου
Κ/Γ Πατρών
Είναι εγκατεστημένες τέσσερις (4) κάμερες, οι οποίες καλύπτουν τους εξής χώρους:
1 κάμερα τοποθετημένη στο Ισόγειο και καλύπτει την Είσοδο του κτιρίου
2 κάμερες καλύπτουν τα Ταμεία (ισόγειο)
1 κάμερα τοποθετημένη στον διάδρομο 1ου ορόφου και καλύπτει την είσοδο του κλιμακοστασίου.
Κ/Γ Ιωαννίνων
Είναι εγκατεστημένες δύο (2) κάμερες, οι οποίες καλύπτουν τους εξής χώρους:
1 κάμερα καλύπτει τον χώρο υποδοχής
1 κάμερα καλύπτει τα Ταμεία
Κ/Γ Θεσσαλονίκης
Είναι εγκατεστημένες τέσσερις (4) κάμερες, οι οποίες καλύπτουν τους εξής χώρους:
1 κάμερα καλύπτει την Είσοδο του κτιρίου προς το Ταμείο
1 κάμερα καλύπτει τον χώρο υποδοχής
1 κάμερα καλύπτει τον χώρο Αρχείου
1 κάμερα καλύπτει τον χώρο του τρέχοντος Αρχείου
Κ/Γ Άρτας
Είναι εγκατεστημένες δύο (2) κάμερες, οι οποίες καλύπτουν τους εξής χώρους:
1 κάμερα καλύπτει τον χώρο υποδοχής
1 κάμερα καλύπτει τα Ταμεία
Όλες οι παραπάνω κάμερες ασφαλείας λειτουργούν σε 24ωρη βάση καθημερινά, η δε εικόνα τους αποθηκεύεται σε σκληρό δίσκο που υπάρχει σε κάθε κτίριο.
Κάθε σκληρός δίσκος αποθηκεύει τις καταγραφές των τελευταίων δεκαπέντε (15) 24ώρων.
Για την διαχείριση των δεδομένων στα Κ/Γ, υπεύθυνοι είναι οι Προϊστάμενοι αυτών, καθώς και οι Αρμόδιοι Διοικητικής Μέριμνας.
Για την διαχείριση των δεδομένων στα Κεντρικά Γραφεία, αρμόδια Δ/νση είναι η Δ/νση Διοικητικού.
Η ύπαρξη και λειτουργία των συστημάτων κλειστού κυκλώματος έχει δηλωθεί στην «Αρχή Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων»
Σε όλα τα κτίρια όπου λειτουργούν κάμερες ασφαλείας έχουν τοποθετηθεί πινακίδες που αναγράφουν: «Ο ΧΩΡΟΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΕΙΤΑΙ ΜΕ ΚΛΕΙΣΤΟ ΚΥΚΛΩΜΑ ΤΗΛΕΟΡΑΣΗΣ»
Περιφερειακό Κέντρο Θεσσαλονίκης
Στο νέο κτίριο που θα στεγασθεί, προσεχώς, το ΠΚΘ, είναι προγραμματισμένο να εγκατασταθούν (5) κάμερες ασφαλείας και στα εξής σημεία:
Μία (1) κάμερα στο Υπόγειο, που θα χρησιμοποιηθεί για εγκατάσταση αρχείου, τοποθετημένη στον εσωτερικό τοίχο απέναντι από την Κεντρική Είσοδο του Υπογείου, «στοχεύοντας» αυτήν.
Τέσσερις (4) κάμερες στο Ισόγειο, τοποθετημένες,
• Μία (1) στο κλιμακοστάσιο που έχει είσοδο από την οδό Δαγκλή, «στοχεύοντας» την είσοδο από την οδό Δαγκλή προς το κλιμακοστάσιο.
• Μία (1) στον προθάλαμο του παραπάνω κλιμακοστασίου «στοχεύοντας» την είσοδο προς τον χώρο αυτόν από την πλευρά της εσωτερικής αυλής του κτιριακού συγκροτήματος.
• Μία (1) στον χώρο αναμονής της υπηρεσίας εξυπηρέτησης κοινού, «στοχεύοντας» την είσοδο που οδηγεί στον εν λόγω χώρο από την εσωτερική αυλή του κτιριακού συγκροτήματος.
• Μία (1) στο βοηθητικό κλιμακοστάσιο διαφυγής που βρίσκεται δίπλα από τον παραπάνω χώρο αναμονής, και οδηγεί προς τον 1ο όροφο, «στοχεύοντας» την είσοδο προς το κλιμακοστάσιο αυτό από την εσωτερική αυλή του κτιριακού συγκροτήματος.
Για τις παραπάνω τοποθετήσεις θα ακολουθηθεί η ίδια ακριβώς διαδικασία, όπως παραπάνω περιγράφεται, αναφορικά με την δήλωση στην «Αρχή Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων», τοποθέτηση πινακίδων κλπ.
5. Υπηρεσιακοί Φάκελοι Εργαζομένων
Ως γνωστό, στην Δ/νση Διοικητικού και συγκεκριμένα στο Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού, τηρούνται οι υπηρεσιακοί φάκελοι των εργαζομένων, τόσο των εν ενεργεία υπαλλήλων όσο και εκείνων που έχουν αποχωρήσει.
Οι φάκελοι περιλαμβάνουν όλα τα στοιχεία που αφορούν την υπηρεσιακή κατάσταση των εργαζομένων, από την στιγμή της πρόσληψης έως την τελευταία υπηρεσιακή μεταβολή της. Τέτοια στοιχεία, ενδεικτικά αναφέρονται, είναι η εργασιακή σύμβαση, η κάρτα πρόσληψης προς τον ΟΑΕΔ, το βιογραφικό σημείωμα, η αίτηση πρόσληψης, τα πιστοποιητικά σπουδών, σεμιναρίων, προϋπηρεσίας κλπ.
Σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, κάθε εργαζόμενος έχει δικαίωμα να ζητήσει αντίγραφο με το περιεχόμενο του υπηρεσιακού του φακέλου ή με την παρουσία στελέχους του Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού, να μελετήσει στοιχεία του φακέλου του.
Επίσης, κάθε εργαζόμενος έχει την δυνατότητα να κοινοποιήσει στο Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού, οποιοδήποτε έγγραφο επιθυμεί να καταχωρηθεί στον υπηρεσιακό του φάκελο, όπως πιστοποιητικά σπουδών, σεμιναρίων, εγγραφών σε επαγγελματικούς συλλόγους, επιμελητήρια κ.ά.
Πρόσβαση στους υπηρεσιακούς φακέλους των εργαζομένων, έχουν μόνο τα στελέχη του Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού.
6. Ομαδική Ασφάλιση
Στα δεδομένα υγείας των εργαζόμενων που αφορούν το πρόγραμμα Ομαδικής Ασφάλισης του προσωπικού και σύμφωνα με τις υποχρεώσεις της εταιρίας έναντι της Ασφαλιστικής Εταιρίας, γίνεται απλή διεκπεραίωση των εντύπων για λήψη της αποζημίωσης ή των αιτήσεων για εγγραφή η μεταβολή αυτής. Η διαχείριση πραγματοποιείται από έναν συγκεκριμένο υπάλληλο (τώρα από την Ε. Μιχαλέ μέχρι πρότινος από την Ε. Νάστα), ο οποίος αναλαμβάνει την αποστολή των παραστατικών προς την Ασφαλιστική Εταιρία, χωρίς να κρατούνται ή να αρχειοθετούνται αντίγραφα των ιατρικών τοιούτων.
7. Τήρηση Δεδομένων Υγείας Εργαζομένων από τον Ιατρό Εργασίας
Η γνωστοποίηση προς τον Ιατρό Εργασίας πληροφοριών ιατρικού περιεχομένου από τους ίδιους τους εργαζόμενους, με σκοπό την δημιουργία ιατρικού αρχείου υγείας, διέπεται από την «Αρχή του Ιατρικού Απορρήτου» και τα προβλεπόμενα από τον Ν. 1568/85 και τα Π.Δ 17/96 και 16/96. Συνεπώς και επί τη βάσει των ανωτέρω δεδομένων, οι υπηρεσίες της εταιρίας δεν έχουν απολύτως καμία συμμετοχή στα ιατρικά δεδομένα των εργαζομένων, που ενδεχομένως τηρούνται από τον εκάστοτε Ιατρό Εργασίας.
Τα όποια στοιχεία υγείας των εργαζομένων, που ενδεχομένως τηρούνται από τους Ιατρούς Εργασίας, μεταβιβάζονται από τον έναν Ιατρό στον άλλον ( όταν προκύπτει αλλαγή παρόχου), χωρίς διαμεσολάβηση οποιουδήποτε στελέχους της Εταιρίας.
Ο Γενικός Διευθυντής Ο Δ/ντής Διοικητικού
Κ. Κυριαζής Χ. Κοσσυβάκης